Reserva / Emissão de Passagens
Orientações Gerais
O procedimento de reserva de passagens e emissão de bilhetes é parte do cadastramento da viagem, quando as passagens forem custeadas pela UFSCar. O Procedimento abaixo não pode ser realizado isoladamente, fora do processo ou sem a realização inicial do Cadastro de viagem. *Todos os documentos juntados no Processo SEI, que não sejam nativos do sistema, devem estar em formato PDF; |
Reserva de Passagem e Emissão de Bilhetes
VIAGEM NACIONAL
1. Criar processo SEI do tipo “Administração: Viagens: SCDP”;
2. Junte no processo os documentos que justifiquem a viagem, como:
2.1. Convite (formal da Instituição do respectivo evento ou reunião);
2.2. Comprovante de Inscrição, se houver;
2.3. Portarias de nomeação, indicação, afastamento ou outras diretrizes;
2.4. Convocação, se houver;
2.5. Inserir documento SEI – Adm: Viagem: SCDP: Formulário de Autorização de Viagem (FAV), devidamente preenchido e assinado pelo servidor e respectiva chefia (imediata e superior);
2.6. Quaisquer outros documentos que formalizem ou justifiquem a necessidade da viagem.
COMPRA DE PASSAGEM AÉREA
3. Preencher o formulário “Adm: Viagens: Pedido Cotação de Preços de Passagem” com as informações da passagem aérea (data da ida e do retorno, cidade/aeroporto do embarque e do desembarque);
3.1. Acrescentar nas observações quaisquer outras informações que se façam necessárias (como a necessidade de bagagem extra, ou qualquer outra - sempre que justificadas);
3.1. No Processo SEI (utilize o recurso do SEI para envio de e-mails) e envie e-mail para a agência de viagens (nos e-mails emissaodf04@dfturismo.tur.br e supervisao.vendas@dfturismo.tur.br), solicitando a cotação de preços para a(s) passagem(ns) necessária(s);
3.2. Coletar a assinatura, ao menos, do solicitante;
3.3. Aguarde o recebimento da Cotação da Agência de Viagens e, ao recebê-lo:
3.4. Junte a cotação no processo SEI, em formato PDF;
3.5. Considere a celeridade na definição do voo, tendo em vista a frequente ocorrência de variação nos preços;
3.6. Recebida a cotação, realize a definição do voo o mais rapidamente possível, tendo em vista a frequente ocorrência de variação nos preços
3.7. Escolha a melhor opção de passagem atendendo a legislação: IN SLTI/MP nº 3, de 2015, Art. 16:
A escolha da melhor tarifa deverá ser realizada considerando o horário e o período da participação do servidor no evento, o tempo de traslado e a otimização do trabalho, visando garantir condição laborativa produtiva, preferencialmente utilizando os seguintes parâmetros:
I - a escolha do voo deve recair prioritariamente em percursos de menor duração, evitando-se, sempre que possível, trechos com escalas e conexões;
II - os horários de partida e de chegada do voo devem estar compreendidos no período entre 7hs e 21hs, salvo a inexistência de voos que atendam a estes horários;
III - em viagens nacionais, deve-se priorizar o horário de chegada do voo que anteceda em no mínimo 3hs o início previsto dos trabalhos, evento ou missão; e
IV - em viagens internacionais, em que a soma dos trechos da origem até o destino ultrapasse 8hs, e que sejam realizadas no período noturno, o embarque, prioritariamente, deverá ocorrer com um dia de antecedência.
4. Em caso de desafios na definição do voo, todos os e-mails trocados com a agência, com o proponente ou ordenador de despesa, devem ser juntados no Processo SEI, em ordem cronológica.
5. Definidos os voos, preencher, no processo SEI, o documento “Adm: Viagens: Autorização para Emissão de Passagem”;
5.1. Preencha e colete todas as assinaturas necessárias no documento (proposto, proponente e ordenador de despesas).
6. Ainda no processo SEI, encaminhe o documento “Adm: Viagens: Autorização para Emissão de Passagem” preenchido e assinado para o e-mail:“emissaodf04@dfturismo.tur.br / supervisao.vendas@dfturismo.tur.br” solicitando a emissão do voo;
6.1. A emissão dos bilhetes aéreos serão inseridas pela agência dentro da PCDP respectiva;
6.2. No que tange ao Processo SEI, continue do item 13 deste roteiro, após o registro no SCDP.
REGISTRO NO SCDP - PROCESSO PARALELO AO SEI
7. Acesse a página do SCDP (https://www2.scdp.gov.br/novoscdp/home.xhtml) e entre com os dados Sou.Gov do Proponente;
7.1. Cadastre uma nova viagem;
7.2. Confirme se os dados iniciais estão corretos. Dados como e-mail e telefone, podem ser corrigidos. No entanto, se for necessário corrigir dados bancários, dialogar na Coordenadoria Financeira (ProAd). Salve a ação.
8. Clique na aba “Roteiros”;
8.1. Clique em “novo”;
8.2. Preencha os dados cada etapa do roteiro considerando as orientações descritas no item cadastramento de viagem do seguinte link: https://www.proad.ufscar.br/pt-br/servicos/viagens/cadastramento-de-viagem
8.3. Confirme cada etapa para salvar.
9. Selecione a opção “Anexos” (localizada na parte inferior da aba “Roteiros”;
9.1. Anexe cada um dos documentos juntados no Processo SEI (em PDF, desde o primeiro e-mail enviado para agência, incluindo o documento de solicitação de cotação até a autorização da emissão e (ao final, após a assinatura do Ordenador), os bilhetes. Salve as ações.
10. Clique na aba “Complemento”;
10.1. Preencha cada campo, conforme a especificação da viagem, assim como, esclareça todas as justificativas obrigatórias solicitadas;
10.2. No campo “Descrição do Motivo da Viagem”, cite também o nº do processo SEI aberto no item 1. Salve as ações.
11. Clique na aba "Encaminhar";
11.1. Ao clicar, a viagem será encaminhada para aprovação do proponente;
11.2. O sistema apresentará uma janela com a mensagem de que a PCDP nº xxx/xx foi gerada. Anote o nº da PCDP para consultas futuras.
12. Na aba “Consultas”, clique em “Situação da solicitação” e insira o nº da PCDP criada ou o nome do proposto. Clique em “Pesquisar”;
12.1 Confira se a PCDP aberta pelo sistema e a que você acabou de cadastrar e clique na aba “Resumo”. Salve a página exibida (botão direito > imprimir > Destino: Salvar como PDF > Renomeie conforme preferir > Salvar);
12.2 Junte como documento externo, no processo SEI, o Resumo salvo como “Comprovante de cadastro SCDP”;
12.3 Insira um Despacho no processo destinado à autoridade superior, solicitando aprovação da PCDP nº xxx/xx. Assine.
12.4 Envie o processo para a unidade da autoridade superior;
ASSINATURAS
13. Após PCDP aprovada pela autoridade superior, acessar novamente o SCDP;
13.1 Selecione a aba “Solicitação” > “Passagem” > “Reservar/Reaproveitar/Remarcar Bilhete” > “PCDP”;
13.2 insira o nº da PCDP ou o nome do proposto e clique em “Pesquisar”;
13.3 O sistema apresentará a descrição completa da viagem. No campo “Passagens” selecione o primeiro trecho > Solicitar bilhete > Novo bilhete > Agenciamento;
13.4 Preencha os dados solicitados, considerando a menor tarifa cotada e o voo escolhido. Salve a ação.
13.5 Faça o mesmo com os demais trechos. Salve a ação.
14. Ainda no SCDP solicite e acompanhe todas as assinaturas, especialmente da Ordenadora de Despesas (esse processo necessita brevidade devido a alteração da tarifa);
14.1. Após a assinatura da Ordenadora de Despesas, o fluxo do SCDP entrará em "Emissão do Bilhete" e a agência gerará a "emissão do bilhete aéreo";
14.2. Solicite a agência, via e-mail, o envio do(s) bilhete(s) e junte-o(s) no processo SEI.
14.3 Registre no SCDP as informações referentes aos bilhetes emitidos pela agência:
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Tarifa - trata-se do valor da passagem; Taxa de embarque - conforme o aeroporto (disponível no bilhete); Taxa de serviço - não há taxa de serviço. |
15. Com os bilhetes emitidos e registrados no processo e no SCDP já é possível retornar ao item 7 do Cadastramento da Viagem, para sua respectiva conclusão, conforme descrito:
15.1.Emitidos os bilhetes, junte o documento ao processo SEI;
15.2. Caso tenha mais algum outro documento que pertença à viagem, mas que, por algum motivo, não tenha sido anexado no SCDP anteriormente, nesta etapa pode ser realizada a sua inclusão. (Certifique-se que o documento também foi incluído no respectivo processo SEI);
15.3. Confira se há algum ajuste para ser feito na aba “Complemento”;
15.3.1. Se Sim: faça o devido preenchimento;
15.3.2. Se Não: Clique em “Encaminhar” (a PCDP será encaminhada para aprovação de despesas).