Reserva / Emissão de Passagens

Orientações Gerais

 

O procedimento de reserva de passagens e emissão de bilhetes é parte do cadastramento da viagem, quando as passagens forem custeadas pela UFSCar.

O Procedimento abaixo não pode ser realizado isoladamente, fora do processo ou sem a realização inicial do Cadastro de viagem.

*Todos os documentos juntados no Processo SEI, que não sejam nativos do sistema, devem estar em formato PDF;

Reserva de Passagem e Emissão de Bilhetes
 

1. No Processo SEI, já aberto (Administração: Viagens: SCDP), utilize o recurso do SEI para envio de e-mails e envie e-mail para a agência de viagens (nos e-mails emissaodf04@dfturismo.tur.br e supervisao.vendas@dfturismo.tur.br), solicitando a cotação de preços para as passagens necessárias.

1.1. Informe o destino e as datas de ida e volta desejadas.
1.2. Acrescente neste e-mail quaisquer observações que se façam necessárias (como a necessidade de bagagem extra, ou qualquer outra - sempre que justificadas).

2. Aguarde o recebimento da Cotação da Agência de Viagens e, ao recebê-lo:

2.1. Considere a celeridade na definição do voo, tendo em vista a frequente ocorrência de variação nos preços;

2.2. Imprima o e-mail da cotação recebido em PDF e junte-o no processo;

3. Escolha a melhor opção de passagem atendendo a legislação: IN SLTI/MP nº 3, de 2015, Art. 16:

A escolha da melhor tarifa deverá ser realizada considerando o horário e o período da participação do servidor no evento, o tempo de traslado e a otimização do trabalho, visando garantir condição laborativa produtiva, preferencialmente utilizando os seguintes parâmetros:

I - a escolha do voo deve recair prioritariamente em percursos de menor duração, evitando-se, sempre que possível, trechos com escalas e conexões;

II - os horários de partida e de chegada do voo devem estar compreendidos no período entre 7hs e 21hs, salvo a inexistência de voos que atendam a estes horários; 

III - em viagens nacionais, deve-se priorizar o horário de chegada do voo que anteceda em no mínimo 3hs o início previsto dos trabalhos, evento ou missão; e

IV - em viagens internacionais, em que a soma dos trechos da origem até o destino ultrapasse 8hs, e que sejam realizadas no período noturno, o embarque, prioritariamente, deverá ocorrer com um dia de antecedência.
 

4. Em caso de desafios na definição do voo, todos os e-mails trocados com a agência, com o proponente ou ordenador de despesa, devem ser juntados no Processo SEI, em ordem cronológica.

5. Definido o voo, inclua no Processo SEI, o documento - Adm: Viagens: Autorização para Emissão de Passagem;

6. Solicite à agência a reserva da passagem, dentro do processo SEI envie e-mail com o documento acima para agência (supervisao.vendas@dfturismo.tur.br);

7. Preencha e colete todas as assinaturas necessárias no documento (proposto, proponente e ordenador de despesas);

8. No SCDP, anexe em PDF, todos os documentos que foram juntados no processo SEI, desde o primeiro e-mail enviado para agência, incluindo o documento de solicitação de cotação até a autorização da emissão e (ao final, após a assinatura do Ordenador) os bilhetes.

9. Ainda no SCDP solicite e acompanhe a assinatura da Ordenadora de Despesas;

10. Após a assinatura da Ordenadora de Despesas, a agência gerará a "emissão do bilhete";  

11. Solicite a agência o envio do(s) bilhete(s) e junte-o(s) no processo.

12. Registre no SCDP as informações referentes aos bilhetes emitidos pela agência:

Tarifa - trata-se do valor da passagem;

Taxa de embarque -  conforme o aeroporto (disponível no bilhete);

Taxa de serviço - não há taxa de serviço.

 

13. Com os bilhetes emitidos e registrados no processo e no SCDP já é possível retornar ao item 7 do Cadastramento da Viagem, para sua respectiva conclusão.

 

 

* Observamos que os fluxogramas atuais referentes ao procedimento acima encontram-se em construção. Para ver a última versão do fluxograma disponível, acesse aqui (arquivo desatualizado, pode haver divergências).