Cadastrar Viagem

Orientações Gerais

 

a) Caso sua viagem já tenha sido cadastrada no SCDP por outro órgão, basta informar, no processo SEI UFSCar, sem a necessidade de fazer nova inclusão no SCDP via UFSCar.

 

b) Para viagens internacionais, é necessário que o Processo de Afastamento  tenha sido aprovado, com a publicação do Diário Oficial. (Informações sobre este processo com a ProPQ < neste link ou através do e-mail afastamentospesquisa@ufscar.br). 
 

c) Prazos importantes:

- Viagens nacionais (sem passagem aérea) devem ser cadastradas com, no mínimo, 5 dias de antecedência da viagem;

- Viagens nacionais (com passagem aérea) devem ser cadastradas com, no mínimo, 15 dias de antecedência da viagem;

- Viagens internacionais devem ser cadastradas com, no mínimo 30 dias de antecedência da viagem;

 Fora destes prazos, não é possível garantir o andamento do processo a tempo das devidas providências. 
 

d) Todos os documentos juntados no Processo SEI, que não sejam nativos do sistema, devem estar em formato PDF. (Saiba como assiná-los quando for necessário)

Cadastramento da viagem
 

1. Abra um Processo SEI do tipo "Administração: Viagens: SCDP".
 

2. Junte no processo os documentos que justifiquem a viagem, como:

2.1. Convite (formal da Instituição do respectivo evento ou reunião);

2.2. Comprovante de Inscrição;

2.3. Portarias de nomeação, indicação ou outras diretrizes;

2.4. Convocação;

2.5. Quaisquer outros documentos que formalizem ou justifiquem a necessidade da viagem.
 

3. No caso de viagem internacionalInsira a Publicação Oficial autorizando a viagem (conforme Processo de Afastamento).
 

4. Caso sejam necessárias diárias ou passagens, insira o Documento SEI - Adm: Viagens: Requisição de Diárias e Passagens.

4.1. Preencha o documento (com todas as assinaturas: proponente, autoridade superior, ordenador de despesas, e  Dirigente)
 

5. Cadastre a solicitação de viagem no SCDP:

Observações:

  • Para utilizar o SCDP, você deve estar cadastrado no sougov.br (conforme comunicado), com acesso através do seu certificado digital ou com nível prata de autenticação (entenda os níveis de autenticação aqui) e este cadastro é de responsabilidade individual. Além disso, é necessário estar cadastrado no sistema, conforme orientações em Cadastro de usuário/perfil
  • Você poderá consultar os manuais disponíveis no SCDP que incluem todas as informações necessárias quanto aos procedimentos dentro do sistema, inclusive com capturas de telas;
  • ATENÇÃO: NO SCDP, A OPÇÃO "AUTORIZAÇÃO PRÉVIA" NÃO DEVE SER MARCADA, POIS A UFSCAR NÃO ADOTA ESTE PROCEDIMENTO.

  • E a fim de facilitar o preenchimento de PCDPs, seguem algumas informações adicionais sobre os tipos de Roteiros no SCDP:

- Trecho: É a parte do trajeto do proposto em que há missão ou hospedagem. É possível não haver missão, e ainda assim pagar diária ao proposto na localidade, caso necessário, por exemplo, ao se hospedar antes de seguir viagem para outra localidade. Somente nesse tipo de trecho é possível pagar o adicional de deslocamento.

- Permanência: É o trajeto em que o proposto possui um afastamento a serviço, em que está submetido a regras diferentes de pagamento de diária na mesma localidade (por exemplo: parte com diárias, parte sem diárias, parte com percentual de 100%, parte a 50%). É inserido após itinerário do tipo Trecho, ou mesmo, de Permanência.

- Trânsito: É o trajeto em que o proposto está somente de passagem naquela localidade, não havendo missão ou hospedagem não sendo devido o pagamento de diárias. Porém, em alguns casos, há a possibilidade de recebimento de diária, mesmo não havendo missão ou hospedagem, caso, por exemplo, o proposto chegue num aeroporto em um horário e permaneça até o dia seguinte para poder embarcar.

- Retorno: É sempre e somente o último trajeto do afastamento do proposto em que ele retorna para a cidade sede do seu trabalho.

 

5.1. Devem ser anexados, no SCDP, todos os documentos juntados no Processo SEI.

5.2. O número do processo SEI da viagem deve ser informado no  cadastramento da viagem no SCDP, no campo de descrição do motivo da viagem.

5.3. Seguem, ainda, algumas informações necessárias somente para viagens internacionais:

Caso o proposto seja servidor, deverá ser selecionada a opção “sem nomeação/designação”. Para o proposto sem vínculo com a administração, será necessária a sua nomeação para formalizar a autorização do seu afastamento.

O Decreto 91.800, de 1985, define os tipos de viagem:

Art. 1º - As viagens ao exterior do pessoal civil da administração direta e indireta, a serviço ou com a finalidade de aperfeiçoamento, sem nomeação ou designação, poderão ser de três tipos:

I - com ônus, quando implicarem direito a passagens e diárias, assegurados ao servidor o vencimento ou salário e demais vantagens de cargo, função ou emprego;

Il - com ônus limitado, quando implicarem direito apenas ao vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego;

III - sem ônus, quando implicarem perda total do vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego, e não acarretarem qualquer despesa para a Administração.

tipo de missão é definido na lei nº 5.809, de 1972, a qual indica o tempo  que o proposto permanecerá em afastamento ao exterior, com ou sem mudança de sede. Portanto, os critérios de avaliação para estabelecer o tipo de missão são: o tempo de    afastamento e se existe a mudança de sede. Em regra, de forma resumida, os tipos de missões são assim entendidos:

Art 3º - O servidor em serviço no exterior - assim considerado aquele que se encontra em missão fora do País por ter sido nomeado ou designado para o desempenho ou exercício de cargo, função ou atividade no exterior - pode ser enquadrado em uma das seguintes missões ou atividades:

I - quanto ao tipo:

a) missão permanente; (é o afastamento que o servidor deve permanecer em missão por prazo igual ou superior a dois anos, conforme legislação pertinente, o que determina a sua mudança de sede)

b) missão transitória; (É o afastamento que o servidor permanece em missão por tempo variável, conforme legislação pertinente, ou com mudança de sede, pode ser igual ou superior a seis meses, igual ou superior a três meses e inferior   a seis meses, ou inferior a três meses, ou   sem   mudança   de sede – duração variável, em princípio, inferior a um ano) e

c) missão eventual. (É o afastamento que o servidor deve permanecer em missão por período limitado a noventa dias, conforme legislação pertinente, sem mudança de sede ou de sua lotação)

II - quanto à natureza:

a) diplomática;

b) militar; e

c) administrativa.

Exemplo de Enquadramento Legal (SCDP): Uma viagem com ônus limitado para participação em um evento de poucos dias ou meses:

Tipo de Viagem (Missão): Com Ônus Limitado: inciso II, art. 1º, Dec. nº 91.800/85

Tipo Missão (Natureza da Missão): Inciso II, art. 3º, Lei nº 5.809/72, alínea c

 

6. O cadastramento da viagem envolve a Reserva de Passagens e Emissão de Bilhetes que requer procedimentos específicos, detalhados no menu Reserva / Emissão de Passagens.

6.1. Neste ponto é necessário realizar os procedimentos indicados acima para, então, retornar a esta sequência.
  

(Após a reserva de passagem continue aqui)
 

7. Dando continuidade ao processo de cadastramento da viagem, com os bilhetes emitidos e os aeroportos de embarque e desembarque conhecidos, é necessário definir os tipos de transporte terrestre.
 

8. No Caso de Transporte próprio:

8.1. É importante lembrar que não há ressarcimento para este tipo de transporte;

8.2. No Processo SEI, é necessário incluir o documento SEI -  Adm: Viagens: Termo Deslocamento Veículo Próprio, devidamente assinado.
 

9. No Caso de Veículo Oficial:

9.1. É necessário abrir um processo específico, conforme base de conhecimento disponível neste link. 

Importante:  o processo para solicitação de transporte com veículo oficial, no momento de sua abertura, deve ser relacionado com o atual processo da Viagem.
 

10. No SCDP, anexe os documentos relacionados ao Transporte Próprio ou veículo oficial.
 

11. Expanda todos os campos da PCDP para sua visualização completa  e imprima a PCDP em PDF (use o atalho: 'ctrl+p').

11.1. Junte esta impressão no Processo SEI da viagem.
 

12. No SCDP, encaminhe a PCDP, que seguirá automaticamente para as aprovações do Proponente, da Autoridade Superior e/ou Dirigente (se internacional) e do Ordenador de Despesas.

12.1. Lembre-se que o SCDP não faz notificações individuais e assim, se julgar necessário, informe os responsáveis por outros meios para conhecimento e respectivos encaminhamentos.
 

13. Acompanhe o andamento da PCDP, no fluxo disponível no SCDP, para verificar a sua posição ou devoluções com a necessidade de correções.

 

O que fazer com o Processo SEI

O que antes era feito em editores de texto, planilhas ou a mão, com carimbos e assinaturas a próprio punho, foi substituído pelo Processo eletrônico, documentos padronizados, assinados digitalmente.

Assim os documentos que antes ficavam arquivados fisicamente na unidade para eventuais consultas, auditorias ou outros fins, passa a ficar arquivado digitalmente com a possibilidade de acesso público.

Desta forma, o Processo SEI é a sua ferramenta para formalização dos documentos necessários, o que não implica a exigência de encaminhá-lo, podendo o mesmo ser arquivado após o encerramento definitivo da viagem.

Vale destacar que durante as etapas da viagem, desde o cadastramento até a prestação de contas, você pode utilizar o processo SEI para notificar (via despachos) os aprovadores ou ordenador de despesas quanto ao andamento da sua PCDP.

Os processos não devem ser enviados a CPlAd, exceto no caso de dificuldades ou problemas relacionados ao sistema (SCDP).

Processos enviados à CPlAd sem despacho e sem outros encaminhamentos serão devolvidos ao remetente, e, caso haja outros encaminhamentos serão apenas concluídos na unidade.

 

14. Aguarde a Execução Financeira.
 

15. A realização da viagem faz parte do processo, devendo ser observados com atenção aos seguintes pontos:

15.1. No caso de viagem aérea, recomendamos que o bilhete de viagem seja salvo, impresso ou fotografado, imediatamente após o check-in, de forma que o seu registro não se perca, pois este deverá, posteriormente, ser juntado no processo e anexado ao SCDP.

15.2. O mesmo vale para qualquer comprovante, recibo ou bilhete de transporte terrestre, público ou não, utilizado durante a viagem. (É necessário arquivar os originais).
 

Após a realização da viagem, prossiga com a Prestação de Contas < neste link ou no menu com o mesmo nomeE depois o processo SEI poderá ser encerrado.

 

 

* Observamos que os fluxogramas atuais referentes ao procedimento acima encontram-se em construção. Para ver a última versão do fluxograma disponível, acesse aqui (arquivo desatualizado, pode haver divergências).