Orientações para Reembolso de Despesas de Transporte
📌Participação em atividades institucionais vinculadas à UFSCar
📍Passo 1 — Organize os documentos antes de iniciar o processo
Antes de acessar o SEI ou encaminhar a solicitação, reúna todas as informações e documentos necessários que deverão instruir o processo.
São informações essenciais: dados pessoais, dados bancários, justificativa da viagem ou deslocamento e comprovantes das despesas realizadas.
A justificativa deve demonstrar, de forma clara, o vínculo entre a despesa e a atividade institucional autorizada.
- Dados pessoais: nome completo, CPF, e-mail e telefone.
- Dados bancários: banco, agência e conta corrente.
- Justificativa da viagem ou deslocamento: informar o motivo da participação na atividade institucional.
- Comprovantes das despesas: documentos que comprovem os gastos realizados e estejam relacionados à atividade autorizada.
📍Passo 2 — Inicie o processo no SEI
Acesse o Portal SEI da UFSCar e inicie um novo processo do tipo Administração: Viagens: Restituição de Transporte Terrestre
📍Passo 3 — Anexe os documentos obrigatórios no processo
No processo SEI, devem ser anexados os documentos que comprovem a realização da atividade e as despesas efetuadas.
- Convite oficial, autorização, convocação, programação do evento ou documento equivalente.
- Comprovantes de transporte rodoviário, (se for o caso).
- Termo de Responsabilidade por Deslocamento com veiculo proprio
- Foto de hodometro no inicio e fim da viagem *
- Comprovantes de pedágio, quando houver.
*Quando deslocamento com veículo próprio
Quando houver uso de veículo próprio, devem ser anexadas fotos do hodômetro, quando exigido pelo fluxo da unidade:
- no momento da partida;
- no momento da chegada;
Também devem ser anexados os comprovantes de pedágio pagos, se houver. No formulário de reembolso, informe o cálculo da quilometragem rodada, observando a regra vigente adotada pela unidade responsável. No modelo-base consta o valor de R$ 0,93 por quilômetro rodado, devendo esse valor ser confirmado antes da finalização do processo, caso exista atualização normativa ou orientação interna.
📍Passo 4 — Preencha o formulário de requisição
No processo SEI, insira e preencha o formulário:
Requisição de Reembolso de Viagem
O formulário deve ser preenchido com atenção e deve conter:
- dados pessoais do(a) beneficiário(a);
- dados bancários;
- justificativa da viagem;
- tipo de transporte utilizado;
- descrição das despesas;
- valores a serem reembolsados;
- documentos comprobatórios correspondentes.
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Confira se os valores informados no formulário estão compatíveis com os comprovantes anexados ao processo. |
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A conta bancária informada deve ser de titularidade do mesmo CPF do(a) beneficiário(a) do reembolso. |
📍Passo 5 — Providencie as assinaturas necessárias
O formulário deverá ser assinado eletronicamente no SEI pelas pessoas competentes, conforme o fluxo da unidade.
Em regra, são necessárias as assinaturas de:
- responsável pelo preenchimento ou pela abertura do processo;
- beneficiário(a) do reembolso;
- chefia, coordenação, autoridade competente ou ordenador(a) de despesas, conforme o caso.
📍Passo 6 — Encaminhe o processo para análise e autorização
O encaminhamento deve ser feito à unidade responsável pela ordenação (ex. ProAd).
📍Passo 7 — Pagamento do reembolso
O reembolso será realizado na conta bancária informada pelo(a) beneficiário(a), desde que a solicitação esteja regular e devidamente autorizada.
Antes do pagamento, devem ser observados os seguintes pontos:
- a despesa deve estar devidamente comprovada;
- o formulário deve estar corretamente preenchido;
- a conta bancária deve pertencer ao mesmo CPF do(a) beneficiário(a);
- o processo deve estar devidamente autorizado;
- não deve haver inconsistências nos documentos fiscais ou comprovantes.
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Caso a despesa tenha sido paga com cartão de crédito e exista cobrança de juros, encargos ou parcelamento, deve ser considerado para reembolso apenas o valor nominal da despesa autorizada, salvo regra específica em sentido diverso. |