Compras

Visão Geral de Procedimentos

A ProAd é a unidade responsável pela gestão da aquisição de bens, materiais e serviços na
UFSCar, por meio de licitação, adesão a atas de registro de preços ou compra direta
(dispensa de licitação).
As atividades de planejamento e definição de modalidade de aquisição são coordenadas
pela equipe da Assessoria da ProAd.
Os procedimentos para aquisições na UFSCar seguem o estabelecido nas Instruções
Normativas nº 5/2017 , 7/2018, 73/2020, Lei 8.666/1993, Decreto 10.024/2019 e outras
normativas disponíveis no Portal de Compras do Governo Federal.

 

Demandas de Aquisição

As demandas por aquisição de produtos e serviços na UFSCar possuem natureza distinta,
podendo-se citar resumidamente as seguintes:

Demandas de Infraestrutura

Contratação de serviços e produtos essenciais para o funcionamento e infraestrutura da
universidade, como energia elétrica, água, telefonia, vigilância, portaria, restaurante
universitário, manutenção predial, equipamentos de Tecnologia da Informação, mobiliário,
obras, etc. As requisições e aquisições são feitas em conjunto envolvendo a Reitoria,
ProAd, Prefeitura Universitária, SIn, SeGEF, outras Pró-Reitorias e Secretarias.

Demandas de Material de Consumo e Expediente

Envolve a compra de itens específicos às atividades de unidades acadêmicas ou
administrativas. As requisições e documentação de apoio são de responsabilidade exclusiva
das unidades requisitantes, cabendo à ProAd orientar e coordenar os procedimentos
necessários para instrução do processo, bem como efetivar a aquisição.

Demandas Específicas de Serviços e Equipamentos

Envolve a compra de itens específicos às atividades de unidades acadêmicas ou administrativas. As requisições e documentação de apoio são de responsabilidade exclusiva das unidades requisitantes, cabendo à ProAd orientar e coordenar os procedimentos necessários para instrução do processo, bem como efetivar a aquisição.

 

Importante: é imprescindível que as demandas tenham sido informadas no PGC (Plano
Geral de Contratações do Governo Federal), conforme exigência da IN 1/2019, ou que seja
justificada a ausência de planejamento quando for o caso.

 

Fluxo Descritivo de Compras

1. Em primeiro lugar o requisitante deve verificar se a demanda pode ser atendida sem a necessidade de um novo procedimento de compra.

1.1 No caso de produtos (bens permanentes e material de consumo) e de alguns serviços, o módulo de Suprimentos do sistema SAGUI deverá ser consultado.

1.2 Para serviços, como manutenção predial, tecnologia da informação e outros, o requisitante deverá consultar a Central de Serviços e fazer sua requisição no próprio site, em caso de disponibilidade do serviço.

2. Caso o produto ou serviço não esteja disponível por meio dos canais mencionados, o requisitante deverá criar um processo SEI do tipo: Administração: Compras: Serviços ou Fornecimento de Materiais, inserindo um Documento de Formalização de Demanda (DFD), disponível no SEI (Adm: Aquis: Documento Formalização Demanda - DFD).

2.1 Como é necessário informar, no DFD, uma estimativa de preços para a contratação sugerida, é necessário juntar ao processo o levantamento de preços inicialmente realizado.

Importante: em etapa posterior, a fim de concluir o processo de compras, seja de forma direta ou por meio de licitação, é necessário a formalização do levantamento de preços que atenda a Instrução Normativa 73/2020. Ainda que a IN 73 não seja exigência para o levantamento preliminar de preços estimados que constarão no DFD, considera-se conveniente observar as exigências da IN de antemão, evitando que, no caso da solução à demanda estar adequada ao sugerido no levantamento, o trabalho tenha que ser refeito. (Para atendimento do primeiro critério mencionado na IN, inciso I do Art. 5º, foram disponibilizadas licenças de acesso a um sistema chamado “Cotação Zenite”. Verifique junto ao seu respectivo Centro, Pró-reitoria, Prefeitura Universitárias ou Secretaria.)

2.2 Casos que, de antemão, se conheça a exclusividade de determinado fornecedor quanto ao fornecimento de determinado material ou serviço, também é importante juntar aos autos os devidos comprovantes, como a declaração de exclusividade expedida por órgão competente ou documento que comprove ser concessionário dos serviços (nos caso de contratação de energia elétrica ou Água/Esgoto).

3. O processo com DFD preenchido e assinado no SEI deve passar pelo respectivo Centro, Secretaria, Prefeitura ou Pró-reitoria da unidade requisitante que deverá dar a devida anuência em um despacho à parte, encaminhando o processo para avaliação do Departamento de Gestão de Suprimentos (DeGS) e, quando se tratar de serviços, simultaneamente para a Coordenadoria Contratos e Serviços da Prefeitura Universitária (CCServ/PU).

As unidades acima verificarão se a demanda levantada já está em andamento ou se pode ser atendida por materiais em estoque ou contratos vigentes e, em quaisquer dos casos, darão os devidos prosseguimentos. Não sendo o caso, o processo será encaminhado à respectiva autoridade competente (ProAd) que poderá autorizar o DFD, devolvendo o processo à unidade responsável pela requisição para continuidade.

A ProAd fará a avaliação preliminar da demanda em termos administrativos, e caso haja necessidade e viabilidade de proceder com a aquisição, instruirá o processo para que o requisitante o complemente com a documentação necessária.

A unidade requisitante deve aguardar o retorno do processo com as instruções quanto aos demais procedimentos que podem variar conforme o tipo de material ou serviço a serem adquiridos/contratados.