Guia para Elaboração de Termo de Referência

Introdução

Este guia apresenta informações básicas para elaboração de termo de referência para aquisição de bens, materiais e serviços em órgãos públicos, com objetivo de facilitar, padronizar e informar sobre o desenvolvimento do processo de compras.

Um Termo de Referência bem elaborado durante a emissão de uma requisição é a base para uma aquisição que satisfaça o requisitante e a administração.

Justificativa da Contratação

  • Deve ser breve e baseada na conveniência, necessidade e oportunidade da contratação.
  • Deve focar os objetivos que se pretende alcançar e os impactos positivos da contratação para a instituição, seus servidores e para a comunidade.

Exemplos:

Trata-se da aquisição de equipamentos para compor Laboratório de Instrumentação Analítica, os quais serão utilizados nas aulas experimentais de diversas disciplinas da graduação, tais como: Análise Química Instrumental, Eletroanalítica e Técnicas de Separação e outras, como Princípio de Análise Química e Métodos Quantitativos de Análise.

Cabe ressaltar que as duas primeiras disciplinas têm como objetivo principal apresentar ao discente, alguns métodos instrumentais empregados na caracterização de materiais e controle de qualidade, por meio de tópicos teóricos e experimentais, sendo assim, disciplinas de fundamental interesse para a formação do químico e parte das engenharias.
Esse laboratório também atenderá às necessidades de diversas disciplinas da pós-graduação em Ciência e Tecnologia/Química, a saber: Espectroscopia aplicada à análise Química; Espectroscopia de absorção molecular aplicada à análise química; Preparação de amostras; Eletroquímica e Eletroanalítica; Fundamentos de técnicas cromatográficas, Cromatografia Avançada.

Justifica-se a elaboração do presente Termo de Referência, para prover condições de atender as demanda de materiais destinados aos laboratórios de graduação, nas unidades da Universidade Federal de São Carlos. Estes itens são relativos ao processo de aquisição de materiais a serem utilizados na disciplina de Ecologia do Bacharelado em Biologia.

Objeto da Contratação

  • O objeto deve ser descrito de forma sucinta e genérica.
  • Indicar a finalidade básica da utilização do objeto.

Exemplos:

É objeto da presente licitação, a aquisição de carimbos automáticos e carimbos de madeira para atendimento das demandas, de acordo com as especificações e quantidades constantes no quadro abaixo.

É objeto da presente licitação, a aquisição de reagentes, para preparação de amostras em laboratórios de pesquisa de grupos experimentais da Universidade, de acordo com as especificações e quantidades constantes no quadro abaixo: ...

Constitui objeto do presente instrumento a aquisição de equipamentos para compor uma “Bancada de Apoio” ao PPMS (Physical Properties Mesurement System), concentrando próximo a ele as facilidades que permitam ao pesquisador preparar suas amostras para realização de medidas no sistema citado da Universidade.

Descrição do Objeto

  • Deve ser detalhado
  • Fornecer informações suficientes para sua identificação
  • Descrever de forma clara e precisa
  • Descrições que permitam a produção, a compra dos bens ou execução dos serviços, com qualidade e que possa ser aferida facilmente
  • Deve-se evitar exigências de funcionalidades desnecessárias ou supérfluas
  • Não pode ser direcionada para apenas um fabricante (descrição deve abranger no mínimo 02 (duas) ou mais marcas/fabricantes)

Como Especificar um Bem

Deve-se especificar:

  • dimensões com intervalos mínimos e máximos
  • forma
  • utilizar unidades de medidas comuns no mercado
  • cores (se necessário)
  • fórmulas (se necessário)
  • tipo de embalagem comum no mercado
  • testes e exames de qualidade
  • normativas de testes e/ou exames
  • meio de transporte
  • rota ou itinerário
  • prazo ou tempo de chegada
  • transportadora
  • modalidades e condições de transporte

Como Informar a Sustentabilidade do Item

  • A sustentabilidade inclui ações/atividades humanas capazes de suprir as necessidades do presente sem comprometer as gerações futuras
  • Indicar se o bem é ou não sustentável, nos aspectos de meio ambiente, impacto social e economia.
  • Na elaboração das especificações técnicas, dos materiais/equipamentos a serem adquiridos, é preciso dar especial atenção ao 5º da IN 01/2010. Mais detalhes, no Guia Prático de Licitações Sustentáveis

Exemplos:

O Governo Federal assumiu o compromisso de desenvolver uma política de sustentabilidade que garanta o atendimento das políticas públicas, sem comprometer o bem estar das gerações futuras;

Tal processo iniciou-se com a publicação da IN 01/2010, que regulamentou a utilização de critérios sustentáveis na aquisição de bens pelos órgão da Administração Pública Federal;

Como Especificar Material de Consumo

Para especificar  bem materiais de consumo em geral, informar:

  • Sustentabilidade
  • Descrição do item
  • Aplicação
  • Material
  • Especificações do material
  • Capacidade
  • Dimensões
  • Medidas - ALTURA x LARGURA x PROFUNDIDADE
  • Acessórios
  • Utilização
  • Detalhes específicos aos itens
  • Unidade de Fornecimento (como é fornecido usualmente no mercado)

Exemplo:

Sustentável: SIM 
Descrição do item: TERRA VEGETAL
Aplicação: PLANTAS ORNAMENTAIS
Material: MATÉRIA ORGÂNICA
Especificações do material: UNIVERSAL
Capacidade: 3,5 ml
Dimensões: 50 CM x 30 CM x 25CM x 4MM
Medidas - ALTURA x LARGURA x PROFUNDIDADE: (45 A 50) x 12,5 x 12,5 mm
Acessórios: COM TAMPA REDONDA TIPO ROLHA EM VIDRO TEMPERADO
Utilização: CULTURA LABORATORIAL
Detalhes específicos aos itens: DOSAGEM MATERIAL INERTE – 10 PER, 220V
Unidade de Fornecimento: 1 (um) SACO DE  5 (CINCO) QUILOS.

Como Especificar Vidrarias

Para especificar vidrarias informar:

  • Sustentabilidade (se é ou não sustentável);
  • Descrição do item. Ex.: BALÃO LABORATÓRIO;
  • Material (de que é feito). Ex.: VIDRO BOROSILICATO TRANSPARENTE;
  • Especificações do material. Ex.: FUNDO CHATO;
  • Capacidade. Ex.: 250 ML;
  • Dimensões. Ex.: 40 MM, 24 MM;
  • Utilização. Ex.: SÍNTESE CIÊNCIA ORGÂNICA;
  • Detalhes específicos aos itens. Ex.: PAREDE REFORÇADA PARA VÁCUO;
  • Unidade de Fornecimento (como é fornecido usualmente no mercado). Ex.: 1 (UMA) CAIXA COM 10 (DEZ) UNIDADES.

Como Especificar Reagentes

Para especificar bem reagentes informar:

  • Sustentabilidade (se o material é considerado Sustentável ou não);
  • Descrição do item. Ex.: ÁLCOOL ETÍLICO ABSOLUTO;
  • Estado físico. Ex.: LÍQUIDO INCOLOR, PÓ BRANCO CRISTALINO;
  • Quantidade (peso molecular). Ex.: G/MOL;
  • Fórmula Química. Ex.: C2H5OH;
  • Dosagem mínima (grau mínimo de pureza do reagente). Ex.: DOSAGEM MÍN. (ou PUREZA MÍN.) 99%;
  • Tipo de Reagente. Ex.: P.A., A.C.S., HPLC;
  • Nº do CAS correto.

Como Especificar Equipamento

Para especificar bem equipamentos informar:

  • Sustentabilidade (se o item é considerado Sustentável ou não);
  • Descrição do item. Ex.: BANHO MARIA;
  • Descrição Complementar do item, sem direcionamento para marca/fabricante. Ex.: BANHO TERMOSTÁTICO

  • Informações quanto a potência, tensão, etc. do equipamento. Ex.: 1000 WATTS, BIVOLT;

  • Especificar os acessórios de forma clara e precisa, sem direcionamento para marca/fabricante:

Acessórios Obrigatórios: uma (01) câmera digital científica para microscopia (trabalhos on-line no microcomputador) com resolução mínima de: 12 megapixel. com refrigeração peltier. interface firewire – interface óptica c-mount, acompanhado de adaptador. câmera com boa sensibilidade, para trabalhos com todas as técnicas microscópicas inclusive "fluorescência“, manual completo do equipamento em inglês ou português;

Lembretes para especificar bem equipamentos

  • Sobre garantia: ver pelos orçamentos o que é dado usualmente pelo mercado para equipamento(s).
  • Se quiser uma garantia maior, deve-se pedir orçamentos para o(s) equipamento(s) e para esta garantia a mais
  • Isso também é válido para acessórios e para suprimentos imprescindíveis para o funcionamento do equipamento que serão adquiridos juntamente com o(s) equipamento(s) e que não vem normalmente com o(s) mesmo(s).

Como Adquirir Item de Determinada Marca

  • A escolha de marcas só é possível mediante apresentação de motivos técnicos devidamente comprovados. Exemplo: apenas a marca “X” é compatível com o equipamento “Y”, que a UFSCar adquiriu (devendo essa informação estar acompanhada de documentos comprobatórios).
  • Aquisição de materiais ou equipamentos que só possam ser fornecidos por empresa ou representante comercial exclusivo
  • A comprovação de exclusividade deve ser feita através de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes, com validade em todo território nacional, VEDADA A PREFERÊNCIA DE MARCA;
  • Nesse caso a licitação é inexigível.

Importância da Descrição Correta da Unidade

  • Solicitar as unidades de medida para o material que atendam o princípio da economicidade, desde que seja usual no mercado e atenda a necessidade do demandante.
  • Se o material é vendido geralmente em, por exemplo, caixa de 100 unidades, deve-se especificar esta peculiaridade pois, se solicitarmos somente “1 (uma) caixa” do material, o risco de vir “1 (uma) caixa com 1 (uma) unidade do item” é alta.

Orçamento

Detalhamento, Preço de Mercado e Validade

  • Para aquisição do item deve-se informar a estimativa do custo do mesmo, por meio de pesquisa de mercado, especificados os custos unitários e totais do material. Para tanto, necessita-se de no mínimo 3 (três) orçamentos de empresas diferentes para determinado item.
  • O Orçamento deve conter, no mínimo:
    • Material(is) a ser(em) adquirido(s);
    • Quantidade;
    • Valor unitário (em Reais);
    • Valor total (em Reais);
    • Validade da Proposta (de no mínimo 60 (sessenta) dias;
  • Prazo de entrega do(s) item(s);
  • Informações da empresa, como:
    • Nome fantasia (opcional);
    • Razão Social;
    • CNPJ;
    • Endereço;
    • Logotipo da empresa.

Estratégia de Suprimentos

Critérios de Aceitação e Recebimento do Objeto

  • O Prazo de Entrega solicitado para o(s) material(is) contidos no Termo de Referência deve estar em conformidade com o estabelecido no mercado, baseando-se nos orçamentos obtidos para os mesmos;
  • Para adquirir item(ns) de qualidade, necessita-se informar alguns critérios e procedimentos relacionados ao fornecedor que serão considerados no momento da aceitação, bem como no recebimento do material:
  • Na fase de aceite do objeto pode-se pedir catálogos/amostras do material, para comprovação da qualidade do mesmo, porém amostras somente em casos extremos, pois a análise deverá ser feita em sessão pública, com registro em Ata.
  • Marcas de referência, que servirão como parâmetro de qualidade no momento do aceite;
  • O meio e as condições de transporte do item para não comprometimento das condições e qualidades iniciais do material.

Fiscalização

  • Por força do art. 67, da Lei 8.666/1993, todo contrato, incluídas as Notas de Empenho, devem ter sua execução acompanhada e fiscalizada por servidor formalmente designado para tanto (Portaria);
  • O Fiscal é responsável por exigir da Contratada o cumprimento das regras estabelecidas no Edital e em seus anexos (TR e Minuta de Contrato), registrando todas as ocorrências relacionadas;
  • O Fiscal também é responsável pelo Ateste de Notas Fiscais (tanto físico, quanto eletrônico);
  • O Fiscal poderá responder processo administrativo caso a Contratada não cumpra com as exigências editalícias (principalmente se trouxer prejuízos à Administração Pública), sem que tenha sido devidamente notificada a respeito.

Sanções Administrativas

  • As sanções administrativas devem ser descritas de forma a possibilitar sua real aplicação, a fim de evitar falhas por parte dos fornecedores e garantir o sucesso da aquisição;
  • O Fiscal deverá comunicar à Administração quaisquer ocorrências passíveis das sanções administrativas previstas em Edital;
  • As sanções que não forem claramente descritas, ou que gerem dubiedade em seu entendimento, não poderão ser aplicadas, permitindo ao fornecedor faltoso se esquivar das penalidades cabíveis.