Pagamento de Bolsas
Orientações Gerais
a) O pagamento de bolsas é sempre realizado no mês subsequente a solicitação. b) Para que o pagamento seja realizado no mês seguinte, o processo deve chegar na Coordenadoria de Finanças (CFin) faltando até cinco dias úteis para o último dia do mês corrente. c) Para seguir o procedimento abaixo é necessário observar quando a unidade solicitante é, ou não, a ordenadora da despesa. d) A cada solicitação de pagamento é necessário a abertura de um novo processo |
Fluxograma descritivo
1 – UNIDADE SOLICITANTE – A fim de obter o número do processo SEI, a unidade solicitante (ordenadora ou não) deve abrir um Processo SEI conforme o tipo:
a) Assistência Estudantil (ProACE) - tipo: ACE: Pagamentos: Assistência Estudantil;
b) Bolsas (ProEx) – tipo: Extensão: Pagamentos: Bolsas;
c) Demais necessidades – tipo: Adm: Finanças: Execução Financeira.
2 – A unidade solicitante (ordenadora ou não) deve acessar o Módulo de Bolsas do sistema SAGUI, onde os lançamentos do mês já devem ter sido lançados e, após homologação, onde será necessário informar o número do processo acima, devem ser gerados: um relatório em PDF e outro XLS (excel).
2.1 - ATENÇÃO:
- Caso haja o pagamento de bolsas de meses anteriores, é necessário identificar estes pagamentos no próprio relatório em excel e indicar o respectivo mês de competência;
- Caso haja informações erradas nos dados dos alunos, o pagamento poderá não ser executado no mês e será necessário fazer a correção no mês subsequente.
- Dúvidas ou problemas quanto à utilização do sistema devem ser tratadas através de chamado por meio da Central de Serviços.
3 – UNIDADE SOLICITANTE NÃO ORDENADORA - No SEI, a unidade solicitante que não for ordenadora de despesa, deverá incluir Ofício para a respectiva Pró-Reitoria (ou devida unidade ordenadora) contendo:
a) Solicitação da ordenação de despesas para o pagamento de bolsas indicando: o tipo de bolsa e especificando o mês de referência;
b) Indicação dos relatórios com os dados para pagamento (o que foi impresso do sistema SAGUI e que será juntado na sequência);
c) Solicitação da indicação do respectivo empenho e demais encaminhamentos.
4 – UNIDADE SOLICITANTE ORDENADORA - No SEI, A unidade solicitante que for ordenadora de despesa, deverá incluir Ofício para a Coordenadoria de Finanças (CFin) contendo:
a) Solicitação de pagamento de bolsas indicando: o tipo de bolsa e especificando o mês de referência;
b) Indicação dos relatórios com os dados para pagamento (o que foi impresso do sistema SAGUI e que será juntado na sequência);
c) Autorização da despesa com a indicação do respectivo empenho.
5 – UNIDADE SOLICITANTE – As unidades solicitantes (ordenadoras ou não) deverão juntar no processo SEI:
a) O Relatório impresso do sistema SAGUI (depois de homologado) em PDF;
b) O Relatório impresso do sistema SAGUI (depois de homologado) em XLS (excel), já com as informações necessárias no caso de pagamentos retroativos.
6 – Após a juntada dos relatórios (sempre nas duas versões PDF e XLS), as unidades solicitantes deverão reabrir a edição do Ofício para inclusão dos links dos respectivos relatórios, podendo assinar o ofício.
7 – UNIDADE SOLICITANTE NÃO ORDENADORA – Envia o processo para a respectiva Pró-reitoria ou unidade ordenadora de despesa.
8 – UNIDADE SOLICITANTE ORDENADORA – Envia o processo para a Coordenadoria de Finanças.
9 – ORDENADORA DE DESPESA – A unidade responsável pela ordenação de despesas, que recebe o processo da unidade solicitante, deverá gerar um despacho para a Coordenadoria de Finanças (CFin) autorizando a despesa e informando o respectivo número de empenho.
10 – A unidade ordenadora de despesa envia o processo para a CFin.
11 – CFin – A Coordenadoria de Finanças recebe os processos e executa os pagamentos conforme procedimentos internos.
(Os processos são encerrados na CFin)
Mensalmente a Coordenadoria de Finanças emite um relatório com todos os pagamentos de bolsa que são divulgados através do menu Governança >> Transparência.
Fluxograma
